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 MS-Access2000超入門部屋--基本操作を考える
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■レポートを作る 5■

こんな感じになってました。かなり複雑そうですけど・・・。
さっきはなかった「レポートヘッダー」って欄もありますね。

レポートの構造はこんな感じになってます。

レポートヘッダー (レポートの一番先頭に印刷される情報)
ページヘッダー (各ページの一番先頭に印刷される情報)
グループヘッダー (各グループの一番先頭に印刷される情報)
詳細 (この部分がレコード件数分だけ繰り返される)
グループフッター (各グループの一番最後に印刷される情報)
ページフッター(各ページの一番最後に印刷される情報)
レポートフッター(レポートの一番最後に印刷される情報)

と、いう具合です。どこのセクションに何を配置するかによって、どういうレポートになるかが決まります。
上の図だと、折りたたまれて使われない状態になってるところとか、いろいろありますよね。

レポートヘッダーフッター、ページヘッダーフッターについては、表示・非表示の切り替えは、まずメニューバーの「表示」のところで切り替えます。
あるいは、テキストボックスとか線とか全部削除して、高さをゼロに縮めてしまえば、いちおう見えなくなります。表示したくない部分、あるいは今現在見当たらないけど表示させたい部分などは、この辺の操作を手がかりにしていってください。

グループヘッダーフッターについては、「グループ化」っていうツールボタンクリックして出てくる設定画面の中でやります。
これは一度ご覧いただいてますよね。

でも、引っ込めたり出したりすると、レイアウトとか調節するの大変だし・・・できればこの辺の様子を把握していただいて、一番手間のかからない段取りで作っていかれるとよいと思いますよ。それにはひととおりいじってみないことにはね。
ウィザードで作る方法しか知らないって状態より、いろんな作り方知っといた方が役に立ちそうでしょう???


では、詳細セクションの部分のテキストボックスの配置などを中心に、ちょっと調節してみましょうか。
お好きなように編集していってください。ときどきプレビューしながら、様子を見ながら作りこんでいくのがミソですよ。

ひとつ、新しいことに挑戦してみましょうか。
前に、クエリーで「計算」ってちょっとだけお話しましたよね。みんなの売上に1.5掛け算して、来期の目標金額を求めるってやつ。あれです。
あれとおんなじようなことをレポート上でやっちゃおうってワケです。原理は同じなんですけどね。

まず、計算結果を入れるためのテキストボックスをひとつ設けます。
新しく作ってもいいんですけど、「売上」のテキストボックスコピーしちゃいましょうかね。
「売上」のテキストボックスクリックしてハンドル出した状態で、キーボードのCtrlキー押しながらCを押します。続けてCtrlキー押しながらV。

こいつはWindowsに共通の方法だし、コピー→貼り付けには他の方法もありますけど、これが一番手っ取り早いんじゃないでしょうか。
そうすると上の図のようになります。

で、コピーした方(下のほう)のテキストボックスのプロパティを見ます。
わたしゃ今「テキスト25」っていう適当な名前のテキストボックスになってますな。
名前は今回はなんでもいいんで、このままでもオッケーです。

と、こんな感じで、「コントロールソース」欄に計算式を作ります。

=[売上]*1.6

なんでこんな書き方になるのか???ってのは、もう皆さんオッケーですよね。
ただ、=(イコール)を付け忘れないように・・・。
コントロールソース欄ってだいたい、「レコードソースにしているテーブルかクエリーの中のフィールド名」が入りますよね。
=で始まってるということはなんかしら計算式、っていうしるしになりますから・・・。
[売上]*1.6っていう名前のフィールド名とかと勘違いされちゃわないように・・・。

こういうのは、何事もやってみて要領得ていくことだと思いますので、あんまり難しく暗記しようとせず、「あれ?エラーになっちゃう、あ、イコールを入力し忘れた。ははは」とかいう感じで少しずつ慣れていってください。

ラベルもつけて・・・。ほれ、これでオッケー。
え?来期の目標が高くなってないかって?そうなんですよー。もーみんな大変なんですよー。


あ、余談ですけど、下の図の右端の、ピンク色の線のトコ見てください。ここ、いわゆるレポートの境界線ですよね。
右にドラッグすれば、それだけ大きな横幅のレポートを設計することができます。フォームと同じ原理です。

でも、レポートはフォームとは違う。印刷する用紙の大きさってものがあります。
残念ながら、プリンタのドライバによっても、微妙に用紙サイズやフォントサイズの考え方が異なるので(ほんとにわずかですけどね)、レポートのデザインの画面出は、その大きさが今使っているプリンタで印刷したときどういう状態で印刷されるか、1ページに収まるか、わからないんです。
あんまり広げすぎると、印刷するとき、プレビューするときに

こんなものものしいメッセージが出てきて

余白どころか、1ページごとに白紙ページができちゃいます。
これがなんでかは、わかりますよね。横に広げた分が、次ページに送られてるんです。

余分な余白は、こんな状態になっちゃいますので、この辺も注意しながら作業を進めていってください。


さて、いろんなレポート見ていただきましたけど、ここまでいかがでしょう。

今までの4つのオブジェクトの役割と作り方の基本さえ押さえておけば、たいていのことは何とかなります。
っていうか、この4種類のオブジェクトを駆使して、データベースってものはつくりあげるもんなんです。

残されているオブジェクトは、今回Access2000から加わった「データアクセスページ」というやつと、「マクロ」ってやつ。そして「モジュール」ってやつがあります。
「データアクセスページ」っていうのはべっこにお話します。こいつは、ちょっと特殊なオブジェクト。。。
っていうか、Accessの外にhtmlを作るためのものなんで、ちょっとお預けにしましょう。

モジュールってのはいわゆるVBAってやつで書いたコードの集まりなんですけど、コレも後。
次にお話する「マクロ」っていうものがわかってないと、あんまり意味がないからです。
それに、VBA自体はAccess固有のものではないので、すでにご存知の方もいらっしゃるでしょうし・・・。
わかってらっしゃる方は、モジュールの作り方だけ覚えてもしょーがないってこと、大体見当ついてらっしゃると思います。

んじゃ、次はマクロ。お話いたします。