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MS-Access2000超入門部屋--基本操作を考える

■レポートを作る　１■

基本的な仕組みは、フォームと同じです。つまり、「レコードソース」にしているテーブルかクエリーの中のレコードを表示（出力）するためのオブジェクトです。
印刷バージョンと思っていただければよいでしょう。したがって、お持ちのプリンタの種類によって、多少仕上がりに違いが出ます。
白黒プリンタなのに赤い罫線とか引いてもだめですよね？？？そうですよね。そうなんですよ。

んじゃ、ひとつ作ってみましょう。
多分、もうだいたいの察しはついてらっしゃるんじゃないかと思うんですけど、レポートにも「ウィザード」って機能があって、わりと簡単に作れちゃうようになってます。
でも・・・まずは、すごく苦労して作ってみましょう。レポートの基本構造をしっかり見ておくのも悪くないですよ。

デザインビューでレポートを作ります。
考え方はフォームとおんなじです。テーブルかクエリーの中の値を、ずるずるっと印刷するわけなんで、あらかじめ「基になるテーブルまたはクエリ」を選択します。
（あとで指定してもいいんですけどね）

「社員テーブル」を使いますかね。

と・・・なんか妙な感じの画面が出てきましたね。これが、基本的なレポートの構造なんですよ。ただし、今現在は「白紙」の状態です。
順を追ってみていきますね。ちょっと画像が多くなりますけど・・・。ゆっくり見て行って下さい。

まず、このレポートが基にしているオブジェクトを確認しましょう。レポートプロパティを見るためには、左上のセレクタ部分をダブルクリック、でしたよね。これはフォームとおんなじです。
出てきたプロパティの「レコードソース」。ここを見ましょう。あたりまえですが「社員テーブル」の名前が出てるはずです。よね？

で、その他に・・・。フォームとやっぱしおんなじで、フィールドのリストと、ツールボックス、あります？
見当たらない場合は・・・上の方のツールバーのどこかに、フィールドリストとツールボックスを出すためのボタン、ありましたよね。いちおう出しておいてくださいね。

なんか縦横に格子模様に線が引かれてますよね。これ、グリッド線って言います。
じゃまだなーと思ったら、レポートの中のどこかで右クリックすれば、グリッド線の表示/非表示を切り替えるショートカットメニューが出てくると思うんで、お好みに合わせて・・・。わたしゃ今日は、非表示にしますね。わかりにくいし・・・。

まず、ヨークレポート内を見てください。「ページヘッダー」「詳細」「ページフッター」って、３つに別れてますよね。この点に注意。

ツールボックスからラベルのボタンをクリックして、ヘッダー部分に

上の図のようになんか適当な「レポートのタイトル」を入力してください。ラベルの扱い方はフォームと同じです。
フォントの大きさとか種類とか、いろいろ変えてみてくださいね。

で、次に、上の図の緑色のところの要領で、フィールドリストからフィールドをドラックして、詳細セクション内に落っことします。
これもフォームと同じイメージですね。
まあ、とりあえず並び順とかはそのままで、これを印刷したらどうなるか見てみましょうか。

印刷は・・・。左上に、「白い紙を虫眼鏡でのぞいているようなツールボタン」があるでしょう。これをクリックすると「印刷プレビュー」っていう状態になります。フォームで言うところの「フォームビュー」にあたるものですね。

出てきました？これが、「印刷したときのイメージ」ですね。いちおう多分最初は、A4縦サイズの用紙に印刷した状態が表示されます。
ちょっとわかりにくいかもしれませんが、スクロールバーを動かしたりしながら確認してみてください。どっかクリックすると、表示が拡大/縮小されます。
下の図でいくと、赤い枠のトコがページヘッダー（改ページしても毎度毎度毎ページこの位置に印刷される場所）、緑色のところが１レコード分、つまり詳細セクション１件分、です。

余談ですけど、印刷の、余白とか用紙の大きさって、Accessの中では完全にはコントロールできないんです。
お使いになってるプリンタの設定って多分、「通常使うプリンタ」ってなってますよね。最近は会社の中で複数のプリンタをLANで共有しているケースも多いと思います。レポートの出力に関しては、使う設定になっているプリンタに依存します。この辺が、なかなか難しいところなんですけどね・・・。多分、いずれ皆さんも一度は、このあたりの壁にぶつかるんじゃないかと思います。

わたしは家にちっこいプリンタ1台持ってるだけなんて、別に不自由はないんですけど・・・。

なんか話が暗くなっちゃいましたね。とにかく今日は基本の基本。元気出していきましょう！
えーと、だいたい、レポートの構造、おわかりいただけました？んじゃ、再びレポートのデザイン画面に戻りましょう。これはもうオッケーですよね。青い三角定規、です。

このまんまじゃ、ちょっとねぇ。
ほんとの名簿みたいに「表の形」にしたいですよねぇ。

じゃ、ちょっと手間かかりますけど、がんばってみましょう。

まず、左の図のように、「社員番号」のラベルの方だけクリックします。ラベルですよ。テキストボックスのようじゃないですよ。ラベルだけ、クリックするんです。そうすると、ラベルにだけ、ハンドルが出ると思います。ハンドルって、ラベルの周りに散らばってる黒い■ですよね。

で、こいつを切り取ります。方法は・・・いろいろありますが、ラベルにハンドルが出ている状態で、

・キーボードのCtrlキーを押しながらXを押す。

・「社員番号」のラベルを右クリックし、ショートカットメニューの中から「切り取り」

・メニューバー「編集」→「切り取り」

どの方法でもよいので、「社員番号」のラベルを切り取ります。

で、その後すぐ、「ページヘッダー」の中のどこかをクリックしてから、「貼り付け」をします。

貼り付けもいろんな方法があるんですけど・・・。

・キーボードのCtrlキーを押しながらＶを押す。

・「社員番号」のラベルを右クリックし、ショートカットメニューの中から「貼り付け」

・メニューバー「編集」→「貼り付け」

と、どうでしょ。
なんてことはないんですけど、これでラベルが「詳細」から「ページヘッダー」に移動しましたよね。

同じ要領で、とにかくラベルを全部、「ページヘッダー」のところに移動させましょう。

全部、ページヘッダー欄に移動しました？

そしたら、詳細セクションに残してきたテキストボックスは、ラベルのちょうど下に並ぶように移動させましょう。
大きさとか、文字サイズとか、様子を見ながら調節していってください。