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 MS-Access2000超入門部屋--基本操作を考える
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■レポートを作る 4■

んでは、レポートの方に戻りましょうか。
さっきの名簿レポート、デザインの画面を開きましょう。

今度は・・・このレポート、少し毛色の変わった形にしてみましょう。
このままずらっと、社員番号順にならんだ名簿でもいいんですけど・・・。
並び順とか、いろいろ工夫してみたいと思いません?
あとは、「所属ごとに改ページするようにしたい」とか。。。
今日は練習ですんで、あんまり突っ込んだことはしませんけど、レポートもほんとにいろんなことができるんですよ。
今日はひとつ、「グループ化」っていうのに挑戦してみましょう。いつかきっと役に立つと思いますよ。

さっき、クエリーを作ってる途中で、「明細と合計を混在させることはできない」ってお話、ちょっとだけしましたよね。
あれを実現できるのはレポート。
というわけで、「所属ごとの各メンバーの売上と、所属全体の売上を印刷するレポート」にしてみようと思います。

ツールバーの中に「グループ化」っていうのがあるんですよ。コレ、クリックしてください。

こんな画面、どっかに出てきません?
左端の「フィールド/式」っていうところに、「所属」を選びます。フィールド名、一覧カラ選ぶことができると思います。

そしたら、少し下の「グループプロパティ」ってところを見てください。
なんかわけのわかんないのが並んでますけど・・・「グループフッター」ってのを「はい」にしてください。
そうすると・・・。

なんか、ちょっとレポート上に変化が生じたと思いません?
「所属フッター」ってとこが増えたんですけど、わかりますか???
この欄をうまく活用しようってわけです。
じゃ、テキストボックスをひとつ作ってやってください。適当に・・・。

で、コントロールソースには

=Sum([売上])

と、入力します。フォームと同じです。でも、フォームでは、フォームへ表示対象になってるレコード全部(1画面におさまりきらなかったとしても)が合計対象になりますが、レポートの場合は、こうして「所属フッター」部分に関数を置くことで、グループごとの集計をしてくれるんですよ。
[ ]はなくてもいいですが、[ だけ、とか、かたっぽだけってのはだめです。
カッコはね、いちおう、左右ついになってるかどうかチェックされますから、入力するならする、しないなら右も左も両方ともしない、と、統一してくださいね。

テキストボックスの大きさ、位置、フォント、書式、色、線などは、全部お任せします。いろいろいじってみてください。

わたしはこんな感じになりましたけどー・・・あ、罫線はわかりやすいように青くてふっといやつにしてます。

どうでしょう。黄色い部分が「グループ(所属)フッター」です。

グループごとに改ページさせてみようかな、という場合は・・・。所属フッターのプロパティってのが出せるんですけど、そこで設定します。
「所属フッター」っていうグレーの帯部分をダブルクリックすれば、出てきますよ。何回かダブルクリックしてみてください。

「書式プロパティ」の中に「改ページ」ってのがあるんで、この「所属フッター」を印刷した後に改ページしてもらえるようお願いしてみてください。

どうでしょ。なんか、そこそこいけてる名簿になったと思いません?


と、ずいぶんいろいろやってきましたけど、ここまでいかがでしょう。
今ご覧いただいた機能を使って、「請求書」とか「納品書」とか「見積依頼書」とか作るの、すっごく大変そうですよね。実際すっごく大変です。
日本には、決まったフォーマットに印字するという文化がありますよね。それって、コンピュータの世界ではすごく難しいことばかりなんですよ・・。

あ、でも、もちろん、がんばれば、、「請求書」とか「納品書」とか「見積依頼書」とかも作れますから、あんまりしょんぼりしないでください。ただ、大変は大変ですけどね・・・。

さて、こうやって手作りでこつこつレポート作っていっても、そこそこいけると思うんですが、面倒ですよね・・・。
ある程度「ウィザード」を使って作ってしまうのが、はやりおすすめです。

じゃ、ウィザード使ってレポートひとつ作ってみましょうか。
「社員テーブル」を基にして、レポートウィザードを動かしてみましょう。

要領はフォームと同じです。
「基になるテーブルまたはクエリー」欄に、「社員テーブル」の名前を選択するのを忘れずにね。じゃ、いきましょう。

さあて、おなじみの画面ですね。
「社員テーブル」の中のフィールドが、左側に並んでます。
レポートに表示させたいなぁと思うフィールドを選ぶわけなんですけど・・・。よくわかんないし、全部選んじゃいましょうか。
ほんとはもっとちゃんと考えないとダメですよ。今日は練習ですからね。

>>っていうボタンをクリックすると、全部右側に移りますね。
で、[次へ]ボタンをクリックします。

で、フォームにはない機能なんですけど・・・レポートには、「グループ化」という機能が備わってます。
これをするかしないか、っていう設定をするんですね。

つまり、ココで何も選ばず先に進むと、さっき作ったレポートの一番最初の状態になります。「所属」を選んで左の図のようにすると、「所属」ごとに売上金額の合計を算出した、後半の方のレポートの形になるわけです。

もちろん、文字の大きさとか線の引き方は異なりますけど・・基本的な構造が、ってことです。
後で変えることもできますが、ウィザードにあらかじめこうやって指示することで、適当なレポートに仕上げてくれるんですね。
じゃ、「所属」ごとのグループ化、やってみましょうか。

で、レコードをどういう順番にならべるか、って感じの画面になります。
コレも後で指定できますけど、できるんなら今やっといた方がいいですよね。

なるべくなら、レポートの中でちゃんと並び順を指示しておいたほうが無難です。
テーブルを基にしてますから、基本的にはテーブルにデータが入ってる順(この場合は主キー順かな)に出てくると思いますが、必ずしもそうとは限らないのが・・・データベースってもんなんです。
並び順はちゃんと指示しないと・・・。
フォームの中では、思うように並び順を指示することができませんのですが、レポートにはちゃんと機能があります。
これ、活用してください。ためしに「売上金額の降順」にしてみましょうか。あ、自由でいいですよ。いろいろ試してみてください。

で、もし、「所属ごとの売上金額の合計」を取りたい、とか思ったら、[集計のオプション]ってボタンをクリックします。
例のSum関数作ったテキストボックス、あれもウィザードに作ってもらっちゃおうって寸法です。

と、こんな画面が出てきます。ちょっとわかりにくいかもしれませんが・・・。↓
まず、売上のフィールドに対してどういう計算をさせるか、ってのがありますよね。
ここで「合計」を選べばOK。
それと、ちょっと注意していただきたいのが、右側の「表示するデータ」ってとこです。
グループ化して、各所属の合計だけ出せればいいなら「集計地のみ(s)」を選べばいいし、今回のように合計も明細も両方出したい、ってときは「詳細および集計値(D)」を選べばよし。

あとは、レポートのレイアウトをパターンから選べばよし。適当なのを選んでいってください。印刷の向きなんかはこのままでとりあえずいいでしょう。
あとで考えましょう。


だーん。出てきました?

なんかねー。けっこうごちゃごちゃしてるでしょ。レイアウトは整えなくちゃいけないですけど・・・
とりあえず、どんな構造になっているか、デザインビューに切り替えてみてみましょう。