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MS-Access97超入門＞基本をマスターしよう

■Report3 : グループレベル

例えば「学部ごとに印刷したい」とか、そういう場合って、ないです？
フォームにはない機能なんですが、レポートでは「グループ分けをして、グループごとに印刷」なんてことができるんです。
これはウィザードで作る過程で設定できるし、レポートの特徴のひとつでもあるので、うまく活用していってみてください。

新しくレポートを作成しましょう。［名簿テーブル］を基にして、レポートウィザード機能を使います。
途中までは同じですが、こんな画面が出てきますよね。途中で。

ここで「学部」を選んで、[＞]ボタンをクリックしましょう。
すると、上の図のように、［学部］という見出しみたいなのがつきますよね。

と、次にこんな画面が出てくると思うんですが、どんなレイアウトにするか、イメージを決めるんですね。
どれでもいいんで、どれか一つ選んでください。

あとはもう適当でいいです。なんかレポートの名前を入力して、作成完了です。

じゃーん。
できました？

するとすると、なんかこんな感じのレポートになりました。
選んだレイアウトによって少々イメージは異なると思いますが、学部ごとにわかれて印刷されている様子、おわかりいただけますか？
きみどり色の枠の中が、経済学部の人の情報、ということになりますね。↑

で、デザインビューにすると、こんなになってます。
え、デザインビューってなんだっけって？？・・・おぼえてくださいよう。
画面の左上にある、三角定規のボタンをクリックすると、レポートのデザインを変更するためのモードに切り替わりますよね。

［学部］というフィールドの値ごとにグループ化するように指定しましたが、それはですね・・・。
上の図でいくと、ピンク色の印のつけてある、横に倒れて笑ってる人の顔みたいな絵のツールボタン、これをクリックすると出てきます。

これこれ。↓

[学部]っていうフィールドの値ごとにまとめるよ、という指定を、ここでするんですね。
ま、後からこの中で指定してもいいんですけど、ウィザードで指定できますから、このウィンドウの出し方はご参考までということで。
でもせっかく出したんだから、ひとつだけ。
グループプロパティっていうところを見ると、グループヘッダーフッターっていうのを表示したり非表示にしたり、切り替えられるみたいになってますよね。

今、あたしのレポートでは、学部のグループヘッダーは出てるけど、グループフッターは出ないようになってるみたいです。みなさんのはいかがでしょう。

フッターも出そうかな。いいえのところをはいにすると、びよーんとグループフッターが出てきます。

上の図で行く所の青いところをうまくドラッグすると、学部のグループフッターが伸び縮みしますんで、大きさを調節してください。

で、このグループフッターを何に使うかというと、えー・・・と・・。
あ、そうそう。学部ごとの人数と、かせぎの合計を出してみましょうかね。

上の図のように、２つテキストボックスを作って、片方にさっきやったSum関数、もう片方にはCount関数というやつを使ってそれぞれ、集計と件数のカウントを表示させるようにします。

カウント関数は

=Count([フィールド名])

あるいは

=Count(*)

今回はどっちでも大丈夫でしょう。

Sum関数はさっきとまったく同じ。［かせぎ］をサマリーします。

あと、ちょこちょこいろいろ書き換えて、あたしゃ下のようになりました。
縦に罫線を引きたいなー・・とも思い、下のように、詳細セクションに縦横に線を引くようにしてみました。
いちおう、線の色を青くしてますが、これは画面で見やすいようにしているだけで、意味はありません。

また、ピンク色で印を付けた部分、画面で見やすいように今はちょぴっと隙間を空けてますが、この部分は隙間のないようにしましょう。
でないと、はっかけ罫線になっちゃいます。

きみどり色と、オレンジの色の枠の部分は、基本的に同じ関数が入ってます。

印刷すると、こんな感じになりました・・・。

ちょっとわかりにくいかな・・・もう少しレイアウトを工夫した方が、見やすいレポートになるかもしれないけど・・・。まあこれでいいや。

じゃ、このレポート、閉じましょうか。

で、［名簿テーブル］にどんどん新しいメンバーが追加入力されていくと、レポートに印刷される情報も増えていくわけですね。

せっかくですから、さっき作ったフォームを使って、何件かデータの追加、してみましょうか。
えーと、２番目に作った［照会フォーム２］っていうのが、確か手付かずで残ってたと思うんですけど、あります？

フォームウィザードで作った単票形式のフォームです。

フォームは、開くと、基本的に１件目のレコードを表示するようになってます。
これもいろいろ変えることができるんですけど、とにかく基本は１レコード目です。

画面下のレコード移動ボタンの、ウニのマークみたいなボタンをクリックすると、新規入力状態になるんでしたよね。

新しく入力しようとすると、左端のレコードセレクタ部分にエンピツマークが出ますね。
え、ぜんぜん忘れちゃいました？いやだなぁ。こういうのは雰囲気ですからね。慣れちゃってくださいね。

うーむ・・・。どうせ学部なんて、経済学部と商学部と文学部と理工学部しかないのに、いちいち入力するのめんどうだなぁ・・・。
一覧から選んだり、できないかしら。

そう。それ、やってみましょうか。レポートの勉強とは離れちゃいますけど、ちょっと挑戦してみません？

じゃ、善は急げ。フォームをデザインビューに切り替えます。

こういうときは「コンボボックス」っていうやつを使いましょう。これ、なかなか便利です。

テキストボックスをコンボボックスに変える方法です。
まずこんな風に↓［学部］のテキストボックスの方を右クリックして、ショートカットメニューを出します。テキストボックスの方ですよ。ラベルじゃないですよ。

で、中から「コントロールの種類の変更」→「コンボボックス」とたどっていきます。

［学部］のテキストボックスがコンボボックスと呼ばれる四角になりました？
なんか右端にねずみ色のちっちゃいボタンがついた枠に変ったでしょう。これがコンボボックスです。

で、勢いに乗ってコンボボックスのプロパティを出します。

「データ」というところを見ると、値集合タイプと値集合ソースというふたつのプロパティが並んでると思います。

まず、値集合タイプを値リストに変更してください。

次に、値集合ソース欄に、次のように入力します。

経済学部;商学部;文学部;理工学部

間のセミコロンは半角、あとはなんでも結構です。

と、この順番で、コンボボックスの中に学部名が一覧表示されるので、この中から学部を選べばよい、ということになります。
なります？え？ならない？？デザインビューの状態じゃテストできないですよ。フォームビューに切り替えて、試してみてください。

［成績］も、こんな風にリストになってた方が選びやすいな・・・というときは、ぜひ挑戦してみてください。
まあ、一覧から選べた方が楽な場合と、そうはいかない場合とあると思いますので、こういうのを使うかどうかは、ケースバイケースで判断してくださいね。

何件か入力できたら、

レポートは、開く直前のテーブルの状態を印刷しますので、入力したレコードはすぐに反映されるイメージになります。
一度きちっとデザインを決めて名前を付けて保存しておけばよい、ということですね。