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MS-Access97超入門＞基本をマスターしよう

■Query1 : クエリを作る

このオブジェクト、実に多種多様な顔を持っています。

●テーブルの中のレコードを並べ替える。

●テーブルの中から、処理に必要なフィールドだけ選び出して表示する。

●条件を満たしたレコードだけ表示する。

●ふたつ以上のテーブルの中のデータをくっつけて、あたかもひとつのテーブルのように扱う。

●もとのテーブルにはないフィールドを、計算式などを使って作ったりする。

●レコードを集計する。

●新しくテーブルを作ったりする。

●テーブルの中の値を、一定の法則に基づいて更新したりする。

●テーブルの中のレコードを削除したりする。

●テーブルの中にレコードを追加したりする。

・・・ざっと書き出しただけでもこれくらい・・・。他にもいろいろなことができるみたいです。
とにかく、工夫次第でいろいろな使い方ができるオブジェクトなので、データベース作りには欠かせない一品であることはマチガイありません。

と、気持ちばかり焦っても仕方ないんで、とりあえず作り方だけざっとさらってみましょう。
クエリーを作るためにはまず、クエリーのデザイングリッドと呼ばれるものの使い方をマスターする必要があります。

では・・・まあ、とにかくやってみましょうか。

データベースウィンドウから、クエリーを新規に作成し始めます。

これもいろんな作り方のパターンがあるみたいですね。
ウィザードってのもありますが、今日はいちおう、一通り基本をマスターするってことで、「デザインビュー」の状態でＯＫボタンをクリックしましょう。

と、こんな感じの画面が出てきます↓

いよいよもってなんだか訳の分からない画面ですねぇ・・・。

まず、きみどり色で囲んだ部分に注目してください。
これが出ている間は、他の作業はまだできません。

クエリーとは、テーブルの中のデータを抽出したり並べ替えたりするオブジェクトなので、基にするテーブルを選ばないとならないわけですね。
テーブルを選ばないクエリーはありえないわけです。

えーと、テーブルはふたつ作りましたので、テーブル名がふたつ、表示されてますよねぇ。
とりあえず・・・［名簿テーブル］の方を選びましょうかね。
ダブルクリックしてみてください。

あるいは、一回クリックしてから、右側の［追加］ボタンをクリックしてもオッケーです。

と、下のように、なんかフィールドのリストみたいな枠がひとつ出てきますよね。

選ぶのはひとつでいいですよ。
何回もダブルクリックしてると、［名簿テーブル］が何回も選ばれて、わけのわかんない状態になっちゃいます。

・・・あ、もしかして、そうなっちゃった方、いらっしゃいます？うー、あわてものですねぇ（笑）。

まあいいや。とにかく、ひとつ［名簿テーブル］を選ぶことができたら、それでもう手前のウィンドウには用はないので、閉じましょう。

で、選びすぎちゃった方は、いらないやつだけ削除します。
これはいらないや、というフィールドのリストをクリックすると、一ヶ所青く反転します。
この状態でキーボードの［Delete］キーを押すと、いらないフィールドリストが消えます。

いるやつも消しちゃった・・・という方、いらっしゃいます？あわてものですねぇ（笑）
そういう方は、また新たにテーブルを選ばないといけないですね。
ツールバーに「テーブルの表示」という、黄色いプラス記号のボタンがあると思います。
これをクリックすると、最初に見たテーブルの一覧ウィンドウが出てきますので、慌てず落ち着いて、必要なテーブルを改めて選んでください。

この辺の操作も慣れちゃえばどうってことないと思います。今日は練習ですから、いろいろやってみてくださいね。
で、最終的に［名簿テーブル］のフィールドのリストが、ひとつだけ表示されてる状態になってればオッケーです。

で、この画面の見方なんですが、半分から上下、役割が分かれていると思ってください。

上が「基になるテーブルや、中のフィールドを参照するところ」、下がクエリーをデザインするところです。
下の部分をデザイングリッドというのかな。

例えば、［名簿テーブル］から「名前」「かせぎ」だけ選び出したい、という場合は、グリッド上の「フィールド」というところにそれぞれ選び出したいフィールド名を表示させます。

フィールドのリストからドラッグしてきてもよいし、フィールド名の欄をクリックすると、フィールドの一覧を出すことができるので、中から選んでもいいですね。
まあ、練習ですからとにかくいろいろいじってみましょう。わかんなくなったら閉じてまたやりなおせばいいんだし。

で、この状態でもしこのクエリーを開いたとすると、開いた結果どうなるか、というところを見てみましょうか。
画面の左上のツールボタンを見てください。

↓このボタンですね。データシートビューへの切り替えボタンです。

データシートビューってなんだったっけ・・・。まあ、後でゆっくりおさらいしておいてください。

で、結果こうなります。思い出しました？テーブルの中身見るときみた画面ですよね。データシートビュー。

クエリーのなかで「名簿テーブルの氏名とかせぎだけ」と指定したので、このクエリーの実行結果はこうなるわけです。
・・・え、意味がわからない？そ、そうですか？では・・・とりあえず続きを・・・。

画面の左上をもう一度見てください。青い三角定規のツールボタンがございません？
これ、なんでしたっけ・・・。そうそう。デザインビューへの切り替えボタンでしたよね。忘れちゃったんですか？覚えてくださいよう。

と、またクエリーのデザイン画面に戻ります。

これが、クエリーのデザイン画面の基本的な使い方です。この辺を踏まえた上で、では、クエリーでできること、いろいろ試してみましょう。