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MS-Access97超入門＞基本をマスターしよう

■db1 : データベースを作る

データベースとは、Accessの中では「いろいろなオブジェクトをしまっておく器」のようなものです。
まず器を用意し、その中にテーブルだの、フォームだの処理に必要なパーツを作って保存していきます。
データベースを作るといっても、とりあえず外側の器ですので、名前とパソコンディスクの中の保存場所を決めるだけ。
ワープロの文書を保存するときと同じ感覚です。
データベースはmdbという拡張子（ファイル名の後ろにくっついてる、アルファベット3文字）がついて、指定されたフォルダ内に作成されます。
なので、Accessで作ったデータベースのことを、エムデービーファイルなんて呼ぶ方もいらっしゃいますね。

MicrosoftAccess（以下Access）を起動すると、こんな感じのダイアログボックスが出てきます。

一瞬ぎょっとしますが、よく見てみるとなんてことはないんです。これからどうするか３択になってるわけですね。

１．空のデータベース
　一応これが基本ですね。今日はこれを選びましょう。
　器だけ作って、テーブルとかフォームとか、自分でひとつずつ手作りしよう、というものです。

２．データベースウィザード
　ウィザードという言葉は、今後も何度も出てきます。言葉の意味としてはあたしと同じ「魔法使い」ってことですね。
　いろいろ条件を入力してやれば、それなりのフォームを作ってくれるという、お手軽機能です。
　まあ、これでもいいんですけど・・・。これじゃああたしの出番がなくなっちゃうし。。。（笑）

３．既存のデータベースを開く
　作りかけのデータベースとか、ここから開いて続きの作業をするときですね。

じゃ、「空のデータベース」をクリックして、［ＯＫ］をクリックしましょう。

すると、まだ何にもしてないのに、いきなり「名前をつけて保存しろ」という画面になります。「データベースの新規作成」というダイアログボックスが出てきましたよね。

上の図でいくと、きみどり色の部分に記されているフォルダの中に、ピンク色の部分に記されている名前でデータベースファイルを作るよ、という意味になります。
別のフォルダに保存するんであれば、きみどりのとこを変更します。

何にも指定しないと、dbxx.mdbっていう適当な名前のデータベースになります。
まあ、名前はなんでもいいんですが、自分で後で見て「なんだっけ、これ」ということにならないようなわかりやすいなまえをつけましょうね。

名前の付け方は、ワープロの文書名とか、MS-Excelなど他のソフトのファイル名をつけるときのルールと同じです。
で、このピンク色のところに入力した名前が、ファイル名ということで、アイコンの形になって一覧なんかで参照される名前になります。
あんまりへんてこな名前を付けないように・・・。

うーん、なんて付けようかな・・。わたしはがんばりますと言う名前のデータベースにしようと思います。.
mdbは、わざわざ入力しなくてもオッケーですので、がんばりますとだけ入力しました。
え？なんでがんばりますかって？
そりゃ、がんばるからじゃないですか。みなさんもなんかおもしろい名前付けて、がんばりましょうよ。

入力がよければ、右端の［作成］というボタンをクリックします。

と、がんばります.mdbというファイルが指定されたフォルダの中に作成されます。で、こんな表示になったと思います。

あんまり用語とかに振り回されない方がいいとは思うんですけど・・・
書籍とかオンラインヘルプとか見るとき、ちんぷんかんぷんになっちゃいますもんね。
たまにはちゃんとした用語も使おうかな。

ええと、上のようなウィンドウのことをデータベースウィンドウと呼びます。

がんばりますっていう名前がついてますよね。
つまり、データベースの中身を表示するウィンドウというわけです。
でも、まだなーんも作ってないですから、空っぽです。

上の方に、[テーブル][クエリー][フォーム][レポート][マクロ][モジュール]って、なんか横に並んでますよね。
ちょっと立体的になってると思いません？いや、触っても出っぱってはいないんですけど・・・。
今、上の図でいくと、[テーブル]が一番手前に重なってるように見えますよね。見えると思うんですけど、どうでしょう。

こういう、ファイルの見出しみたいに出っぱって重なり合ってる部分のことをタブと呼んだりします。
これはAccessに限らず、WindowsのGUI用語なのかな・・。

[クエリー]とか[フォーム]と書かれているところをクリックすると、重なり合いの順番が入れ替わります。
イメージとしては「がんばりますデータベースの中のクエリーの一覧を見ている」という動作になります。
あ、もちろんまだ何にも作ってないですから、空っぽですよ空っぽ。

「テーブルを作る」ときはこのテーブルのタブをクリックし、「クエリーを作る」ときはクエリーのタブをクリックして一番上に表示させるようにします。
こういう動作はもうカラダで覚えてしまうもんだと思いますので、あんまり難しく考えず、雰囲気で覚えちゃってくださいね。

で、この後、いろいろやっていくわけですが、ここでちょっとおさらいというか、これから何をするのか確認しておきましょう。

Accessには、以下のような６種類のオブジェクトと呼ばれる部品があります。

で、オブジェクトってなに？ってことになりますよね。
当然。これがとっても難しい単語なんですけど・・・。

言葉の意味そのものとしては「目的あるもの」ということになりますかね。
うーん、コンピュータの世界では、名前がついてどっかに保存されて、処理の対象となるものすべてをオブジェクトと呼びます。
つまり、すごーく漠然とした単語なんです。

八百屋に並んでるものを野菜と呼ぶのと、おんなじようなもんかな・・・。
データベースの中に名前を付けて作ったものをすべてオブジェクトと呼ぶと、そんな感じでなんとなーくとらえてください。

もし、もしももしも、うっかりデータベースウィンドウの右上の閉じるボタンをクリックしちゃったら・・・。
閉じるボタンですから、がんばりますデータベースを閉じたことになっちゃいます。
もう今日は終わりだーというときはいいんですけど、まだ作業の続きがあるときは・・・。

うっかり閉じちゃいたくなるようなとこにあるんですよね。このボタン（笑）。
もし閉じちゃったら、また開けばよいので慌てず、画面左上の［開く］ツールボタンをクリックして、がんばります.mdbをもう一度開けばオッケーです。

さて、で、上記６種類のオブジェクトの作り方を、それぞれ少しずつ学習していくとしましょう。

しかし、ここでひとつ心に留めておいていただきたいのが「バラバラに考えない」ということなんです。
この感覚が多分最も難しい部分じゃないかと思うんですが・・・。

例えば、とあるデータベースで、テーブルを４つ、クエリーを８つ、フォームを７つ、レポートを２つ、マクロを１０個作ったとします。
作るのはそれぞれ個々に、ひとつずつ作りますので、本などを見ながら操作手順を追って作ればオッケーです。
でも、これらは何らかのカタチで必ずそれぞれ関わり合いを持ちます。
単独で働くオブジェクトというのはほとんどありえないんですね。

フォームやレポートは、ほとんどの場合、テーブルかクエリーと関わりを持ちます。
また、フォームに貼り付くようなカタチで働くマクロもあります。
クエリーは必ずいくつかのテーブルを基に作りますので、テーブルとの関連付けは不可欠です。
作ったオブジェクトは、それぞれどこかで他のオブジェクトとつながりを持つのです。
で、どのテーブルとどのクエリーがつながってるのか、しばらく作り込んでいくうちにごちゃごちゃになってワケが分からなくなっちゃうこともしばしばです。

作り方を覚えることは大切です。ツールボタンの位置や、メニューバーの位置を覚えるのも必要なことです。
しかし、それだけではAccessはいうことをきかないんですね。
この辺が、「市販されてる入門書を読んでもよくわからない」ところじゃないかなと思います。

データベース作りは図画工作です。これからあたしは竹とんぼの作り方をお話します。
軸の部分を作ってるとき、とんぼの部分を削ってるとき、個々に作業しますよね。
でも、軸のことを忘れてとんぼ部分を削ってても、とんぼ部分を忘れて軸を作っても、多分ろくな竹とんぼにならんですよね。

常に完成品をイメージしながら操作をすること。。。。。
この想像力みたいなものを養うことが、Accessのようなデータベースソフトを使いこなすために最も必要なチカラじゃないかな・・・と思ったりするわけなんです。