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Access97データベース工作室＞在庫のザの字はどう書くの〜♪

いよいよ大詰め。棚卸をしましょう。

実際の倉庫の中の商品の数と、ｄｂの中で知り得る数と、多少ずれが生じてきたりしますよね。
きっと。そんなことあっちゃいけないんでしょうけども・・・。

また、今のやり方だと、［出庫テーブル］の中身を集計して［商品マスター］から引き算してますよね。

なので、［出庫テーブル］のレコード数がばりばり多くなると、やっぱり処理的にキビシイかなぁとか思ったりして。
あ、でも、5000レコード10000レコードはどうってことないですよ。あくまでも気持ちの問題です。

在庫を検品して数を確認し、商品マスタの［期初在庫］を更新するとなると、当然［出庫テーブル］のレコードを空にしておくか、棚卸前のレコードは集計しないように考慮しないと、在庫数が合わなくなっちゃいますよね。

そうすると流れとしては

１）棚卸用のリストを印刷するか、画面に表示する（現在庫を把握できるもの）

２）倉庫の中の実際の在庫数を調べ、１）と照らし合わせる作業（これは手作業ですね）

３）２）の結果を、［商品マスター］の［期初在庫］に書き込む

４）［出庫テーブル］［注文テーブル］を空っぽにする。（必要に応じて入庫テーブルも）

考えるところとしては、まず３）の部分で、どういうふうに更新するかってことですね。
棚卸している間も、当然なんか注文受けたりするだろうし、なるべく誤差が生じないように、且つ業務に支障をきたさないようにやんないとならないです。
これは現状の業務分析が必要なところですよね。

あとは４）。システム的にはがっと削除しちゃって、出庫テーブルをゼロレコードにしちゃえばいいと思うんですけど、例えばあとで「年間の営業マン別の売上状況表を出したい」とか言われたらどうします？削除しちゃったら何にも出せないですよね。

それと、間違って何回も棚卸しちゃうと、それはそれでおかしくなっちゃうと思うんで、前回いつ棚卸したのか、その辺がわかるようにした方がいいでしょう。

と、とにかくいろいろ考えます。
うーん・・・。じゃあ、［出庫テーブル］の中のレコードはどこか別のテーブルの中に移してから削除するようにしますか。それと、棚卸時、１）のリストを出すときに、棚卸用のテーブルを作成して、それを基に３）の処理を行うように考えてみましょう。

こういう処理は、会社によって、業種によって、取り扱う商品によって・・・考え方がさまざまだと思いますんで、少し時間をかけて設計してみてください。

最終的に［商品マスター］の［期初在庫］が、実際の倉庫の中の数と合えばオッケーということになるんで、その辺頭においてがんばってみましょう。

まずは、棚卸の調査のための入力画面とレポートを作ります。手っ取り早いのは在庫数を知るために作ったQ_現在庫クエリーなんですけど、このクエリーに直接入力するわけにはいかないですね。

そこで、このクエリーを基に、棚卸用のテーブルを新規に作ります。テーブル作成クエリーというのを利用します。

クエリーの名前は、Q_棚卸用とでもしましょう。

Q_現在庫から、［商品番号］［商品名］［期初在庫］［注文数］［現在庫］を選び、さらに右側に棚卸:""または棚卸:0というフィールドを作ります。

ただ空欄を作るだけならダブルコーテーションふたつでもいいですけど、数値として扱うのであれば、ゼロの方がいいかな・・・。

ダブルコーテーションふたつの状態でこのクエリーをデータシートビューに切り替えると、こんな風に［棚卸］っていうフィールドができるんです。

ゼロにすれば全部ゼロが入ると思います。うーん、数字を入力するフィールドにするんだし、ゼロの方があとあといいかもしれないですね。

もし、いっしょに「今までに入庫した数の総数」も出したいのであれば、別途入庫数の総数を求める集計クエリーを作っておいて、これをQ_棚卸用に追加すればよいでしょう。
これはお好みで。

→

結合の仕方に注意してくださいね。

で、こういう時のはみ出し情報なんですけども、当然のことながら［入庫テーブル］には全商品の情報があるわけじゃないんで、［Q_現在庫］主体のクエリーにした場合、どうしても［入庫数の合計］フィールドはぼこぼこ穴あき状態になるんですよね。いわゆるNullって状態になるんです。↓

値がないので、ゼロにすることもできないんですね。。。これでも問題ない場合もありますけども、なんか困る、という場合は、この時点でゼロを表示するようにしてしまいましょう。Nullは計算しようと思っても計算に使えませんし・・。

もう思いつかれた方もいらっしゃると思います。Iif関数を使って、Nullのときはゼロ、そうじゃないときは［入庫数の合計］を出すようにするんです。この時、フィールド名を［入庫数の合計］ではなく、別のものを使わないと、いわゆる循環参照って奴になっちゃうんで、［入庫総数］とか、なんか別のフィールド名を考えましょう。

入庫総数: IIf(IsNull([入庫数の合計]),0,[入庫数の合計])

ね、これで、あたかもひとつのテーブルの中の値であるかのようでしょ。［棚卸］もゼロにしてみました。

このクエリーを「テーブル作成クエリー」にしましょう。テーブルの名前は・・・棚卸テーブルとでもしますかね。

テーブル作成クエリーはその都度新しくテーブルを作りなおします。
このクエリー実行時に既に［棚卸テーブル］というテーブルが存在する場合にはそれを削除してから、改めて新しくテーブルを作りますので、その動きにそった作り込みをしましょう。

で、Q_棚卸用クエリーを試しに実行してみると・・・？？？
棚卸テーブルっていうテーブル、できます？中身も確認してみてくださいね。
で、このテーブルを基にして、実際の在庫数の入力画面と、調査用の印刷物を作ろうと思います。
フォームを印刷してもいいんですけど、一応練習練習。レポートも作りましょう。

いやー・・・。しかし、ずいぶんいろんなテーブルができましたね。