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 MS-Access2000超入門部屋--外部データの活用
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あ、でもですねぇ・・・。「Wordで作った請求書を、Accessのレポートにしたい」なんてのは、できません。
Wordで作った請求書だろうが領収書だろうがなんだろうが、インポート先は「テーブル」になります。
っていうか、Wordの文書として、っていうより、テキストファイルとして、っていうことになりますけどもね。

同様に、「Excelで作った請求書を、そのままそっくりレポートにしたい」っていうのも、デキマセン。
これもおなじことで、A列、B列、C列・・・をフィールドに見立てたテーブルとしてインポートまたはリンクすることになります。
罫線とか引いたりセルの色変えたり計算式いれてたりしてもそれは所詮Excelというソフトウェアの中のお話でしょう。
Accessにそのままそっくり持ってこようったってそうはいきませんよ。

え?なんでできないのかって???まあ・・・おっしゃりたいことはわからないでもないですが・・・。
でも、Accessはあくまでも「データベース」であって、印刷物のデザインをするソフトじゃありません。
レポートにしてもフォームにしても、テーブルにたまったデータを出力するための枠に過ぎないのです。
その辺をうまいこと理解して、効率よく活用していってくださいね。




では、ひととおり見てみましょうか。
もしかしたらあんまし興味ないこともあるかもわかんないですが、多分、ケースとしては「AccessのMDBファイル」「テキストファイル」「Excel」「ODBC経由」の4パターンが多いんじゃないかと思うので、必要不必要は別にして、ひととおりやってみようと思います。ざっと流して見てってください。



■Accessのオブジェクトをインポートまたはリンクする

イメージのおさらいです。↑こんな感じですね。
他のMDB内の、各オブジェクトをインポートすることができます。あと、他のMDB内のテーブルをリンクすることができます。

じゃあ、まず「インポート」について見てみましょうか。
適当にやってみますので、雰囲気だけ掴んじゃってください。
メニューバー[ファイル]→[外部データの取り込み]を選ぶと、[インポート][テーブルのリンク]というメニューが出てきます。ここで該当する機能を選ぶだけなんですけどね、

あるいは、データベースウィンドウの中で右クリックして、ショートカットメニュー出してもいいかもしれないですね。
とにかく「インポート」を選ぶよろし。

んでもって、インポートしたいオブジェクトが入ってるMDBを選びます。
まあ、ふつうにファイルを指定する画面ですよね。
MDBを指定して、右下の「インポート」というボタンをクリックすると、下のような画面が出てくるはずです。

MDBの中にあるオブジェクトの一覧です。クエリとかフォームも見ることができますよね。上のタブをクリックするんですよ。
オブジェクトをクリックすると反転し、もう一度クリックすると反転しなくなります。
必要なオブジェクトを反転させた状態で、OKボタンをクリックすると、インポートできます。
余談ですが、右下の「オプション」というボタンをクリックすると・・・。

こんな感じの表示になって、追加で細かい設定をすることができるようになります。
まあ、だいたいデフォルトのままインポートしちゃってオッケーですが、この辺の設定も押さえておくと、利用範囲がさらに広がっていくと思います。
インポートしたオブジェクトは、インポート後は、あたかも最初からそういうオブジェクトがそこにあったかのように、インポートしてきたとかよそ様のオブジェクトだったとかいう形跡がまったくありません。どこから何をインポートしてくるかわかれば、簡単なもんです。




じゃあ、「リンク」ってのもやってみましょうか。こちらは基本的に「テーブル」のみ対象となります。
「テーブルのリンク」っておもいっきし書いてありますもんね。

要領はおなじです。この後、ファイルの一覧が出ますから、リンクしたいテーブルがあるMDBを選んで、右下の「リンク」というボタンをクリックします。
すると、こんな感じの画面になります。

リンクしたいテーブルを選んで、OKボタンをクリックすると・・・。
これでオッケーです。

リンクしたテーブルもインポートしたテーブルも、おんなじように並んでます。
でも、アイコンの形がちっと違いますよね。矢印がついてるのがあります。

こっちが、「リンクしてるテーブル」です。つまり、普通のテーブルとして、他のテーブルと同じようにクエリの基にしたりフォームやレポートとかで使ったりデータシートビューでばーんと開いたりできるけど、このテーブル自体はよそ様のMDBの中にあるものを使わせていただいてるのよ、っていう意味で、ちょっとアイコンの形を違えてるんですね。

開くことはできますけど、この「参加者」っていうテーブルのデザインを変えたりすることはできません。デザインビューで開こうとすると、こんなメッセージが出ると思います。

まあ、そこまで言われちゃったら、開く気も起こらないかな・・・なんつって。
デザインビューを見ること自体は可能ですので、データ型がどうなってるかとか、各プロパティの設定がどうなっているかとか、そういうことを確認することはできます。でも、変更は、リンクもとのMDBを開かないとできないですよね。
画面の中だけで操作しているとわかりにくくなってしまいがちですけれど、このテーブルの向こうがどうなっているか、その辺をうまく理解しながら操作していってくださいね。

MDBをサーバーに置いて、複数のクライアントで共有してデータ入力や照会を行う場合などは「テーブルのリンク」は必要不可欠な操作になると思います。いくら共有できるからといって、同時に数人でおなじMDBを開くこと自体、好ましいことではありません。MDBそのものの破損などにつながることがあります。共有するのであれば、このような「テーブルのリンク」などの機能を利用する必要があります。
大勢でMDBを同時に開くから、負荷がかかるのであって、こうしたテーブルのリンクなどをして「テーブル」を同時に開く分には特に問題はありません。「テーブル」だけのMDBと、その他のオブジェクトを入れたMDBに分けて設計/作成し、前者をサーバーに置き、後者を各クライアントに置いて、必要なテーブルをリンクして使用するようにしましょう。
MDBを分けることに関しては、別コーナーでもお話させていただいていますので、よかったら覗いていってください。