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　MS-Access97超入門＞MS-Accessってなに？



■MS-Accessってなに？

マイクロソフト社から開発/販売されているデータベースソフトです。

安価にアプリケーション開発ができると言われているソフトウェアで、世界中で使われています。
日本でも1993年12月にバージョンJ1.1が発売され、Windows環境下での本格的なRDBMS（リレーショナルデータベースマネジメントシステム）を実現させるという偉業をとげました。
その後も2.0、95、97と４度（３度か）バージョンアップし、その都度高度なリレーショナルデータベース機能と、初心者でも安心のユーザーインターフェースの両面から強化されてきました。

この講座で取り上げているのは、MS-Access97です。画面図はすべて97のものを使用していますが、基本的な考え方はどのバージョンも同じだと思いますので、他のバージョンをご利用の方も、ぜひ参考になさってください。



■どういうソフトなのか

データベースソフトですので、データ管理を目的とする業務に幅広く利用されています。

販売管理全般、経理/給与計算関係、顧客管理など、社内のさまざまな業務向けの仕組みを作るために用いられるのが一般的のようですが、実にさまざまな可能性があります。
一般的に、日々伝票入力がなされ、月や期ごとに集計するような基幹業務の開発に適していると思われます。

どういうものかというと、下のような、データを書き込むノートやメモを作ったり、ノートから必要なデータだけ取り出して表示したり印刷したり、そういった仕事をいろいろ行うための「仕組み」を作るソフトウェアです。

データを書き込むノートやメモを作ったり、ノートから必要なデータだけ取り出して表示したり印刷したり、そういった仕事をいろいろ行うことができるソフト、ということではありません。
自分でそういう「仕組みを作ることができる」ソフトです。

したがって、全部自分で作らないといけません。
Accessの中には、そういう仕組みを作るための道具や材料が用意されていますが、作るのはみなさんです。

はっきり言って、最初はなーんもありません。

データの入力をしたければデータの入力ができるような枠を作って、キレイに印刷したければそういうレイアウトを自分で作って、「5月分だけ表示して件数を数えて、金額を集計したい」と思ったらそういう仕組みをこつこつ作らないとなりません。

なので、例えば「1年に1回印刷する、小さい集計表」とか、「会員20名のサークルの会員名簿だけ印刷したい」とか、そんな感じのは、作るのはカンタンですが、労力がかかって割が合わないかもしれません。こういうのはMS-Excelなど、平面的に見渡しながらデータの入力ができる表計算ソフトを工夫して使った方が、見た目も効率もよいと思います。

逆に、「月5000枚近い伝票をもとに納品書を作成し、月末に顧客ごとの集計表と請求書を作成して年間の入金情報を累計ファイルに蓄積する」なんていう処理にはもってこいかもしれませんね。ボタンひとつクリックすれば複雑な計算を施した集計表を印刷することができたり、複雑な仕組みを、操作する側に負担をかけないように作り込むことができるはずです。

ただし、繰り返しますがAccessの中には道具と材料しかありません。本棚を作るための板と道具が用意されているだけで、便利で使いやすい本棚ができるか、一応本棚の形はしてるけど棚が小さすぎて本が一冊も入らない本棚になるかは、みなさん次第、ということになります。

Accessの操作そのものを覚えても、とりあえず「のこぎりの使い方」とか「釘の打ち方」を覚えたに過ぎません。大切なことではありますが、本当に使いやすい本棚を作れるようになるにはどうしたら？？？

Excelの場合は、本をしまう本棚を買って来て、本をしまうところから作業することになるわけですが、Accessの場合は本棚を作るところから作業することになるわけです。

その辺が、「Accessって、本3冊買ったけど、よくわからない」といわれるゆえんではないかな・・と思います。おそらく、ExcelやLotus1-2-3などの表計算ソフトや、CARD3など他のデータベースソフトと比較して考えておられる方には、いったい何をどうすれば思ったようなものができあがるのか、書籍を読んでもよくわからないと思うんです。

Accessを有効に活用するためには、最初にふれた「リレーショナルデータベース」という、データベースの考え方を正しく理解する必要があります。が、これを正しく理解するのはなかなか難しい。最初は我流でよいと思います。とにかくいくつか作ってみて、操作してみて、みなさんにとってリレーショナルデータベースってどういうものなのか、少しずつ理解を深めていってください。


■どうやって覚えていったらいいか

じっくり時間をかけることができればいいんですけれど、みなさんお仕事しながらの勉強になりますよね。なかなか時間取るのむずかしいと思います。

１）［テーブル］［フォーム］［クエリー］［レポート］［マクロ］の5種類の役割と簡単な作り方を覚える。

２）なんでもよいので、小規模なデータベースをいっきに（1時間くらいでできるところまで）作ってみる。

３）作ってみたいデータベースを、紙に書き出してみる。

４）３）のようなデータベースを作るために、どんな機能を覚えたらいいか調べる。


Accessでのデータベース作りはまさに図画工作です。ツールバーとかメニューバーとかの位置や操作方法ばかりに目をむけて丸暗記しても、実際あんまり役に立たないかもしれません。いろいろな細かい部品を組み合わせてひとつの仕組みを作るので、あんまり偏ってもよくないんです。

それと、人によって、また作りたいものによって、覚えていかなければならないことも違ってきます。
売上の集計や見積書の発行のシステムを作りたい人と、スケジュール管理をしたい人では、やっぱりちょっと使い方が代わってくると思うんですね。

とにかくまずは［テーブル］［フォーム］［クエリー］［レポート］［マクロ］の５つ。この５つがどういうもので、どういうときどういうふうに作るのか、その辺を明るくしましょう。

で、一番大切なことは、で、自分が作りたいと思っているシステムはどういうものか把握しておくことです。

１）と２）をクリアしてしまえば、自然に３）４）は見えてきますよ。がんばって克服しちゃいましょう。
及ばずながら、このページがお手伝いいたします。