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| MS-Access2002チョ〜入門＞年賀状の表と裏 | ||
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年の瀬ともなりますと、「お歳暮」だの「年賀ハガキ」だの「クリスマスケーキ」だのと、いろいろ気にかかるものが増えてきますね。
今日はですねぇ・・・。MS-Access使って、年賀はがきの作成をやってみようかなと思ってます。
といってもですね。
MS-Accessが年賀ハガキを買ってきてくれるわけではありません。
MS-Accessが年賀ハガキを配達してくれるわけでもありません。
MS-Accessが、印刷するわけでもありません。印刷はプリンタがやります。
プリンタもってない人は、できません。
MS-Accessがカラー印刷をするわけではありませんので、カラープリンタをお持ちでない方は、白黒印刷になります。
MS-Accessがプリンタにハガキをセットしてくれるわけではありませんので、プリンタの用紙トレイにハガキをセットするのは皆さんがやってください。
え？そんなことわざわざ書かなくてもわかってるって？？？
そりゃそうですね。いやいや。
そんなわけで、今回は、年賀状の表と裏と、両方作ってみようと思います。
まあ、年賀状限定ってわけでもないんですが・・・。
引越しのお知らせとか、暑中見舞い状とか、とにかく「ハガキを出す」というお仕事に挑戦しようかなと。。。。
でも・・・本来MS-Accessの仕事は、こういうことがメインじゃないはずなんです。
MS-Accessは「データベース環境を手軽に作成できるデータベース管理システム」ですので、データを管理するのがメインの仕事と役割になります。
「データを蓄積し、蓄積したデータを活用する」ための、もろもろの仕組みを作るのが、MS-Accessの仕事です。
ですので、今回のメインテーマである「年賀状の印刷」というお仕事の中で、MS-Accessがになうのは、「住所録の管理」の部分です。
でも、MS-Accessには、「レポート」というオブジェクトを作る能力があり、これを使ってはがきの印刷をすることができます。
まあ・・・この手のいわゆる「データベース管理システム」と呼ばれる類のものの中では、印刷物のデザインなどの機能が充実しているかな・・・とは思いますが・・・と言ってもそんなに細かい機能があるわけではなく、単に、「郵便番号の位置あわせ」なんかが多少、楽かな・・・という程度です。
きれいな年賀状印刷をしたいなら、年賀状のイラストとか文字とかをきれいに印字できるソフトって、いっぱいありますよね。
そういうソフトはたいてい、そういう機能に、住所録管理の機能が付いてます。
MS-Accessのレポートというオブジェクトも、きれいな印刷物を作るに当たってはまあまあ捨てたもんじゃないなとは思いますが、あくまでもMS-Accessはデータベース管理システムであって、印刷物をデザインするためのソフトじゃないです。この辺のバランスが今ひとつわからない・・・とお考えの方は、自分で「住所録を収めるためのテーブル」を設計/作成するためのソフトで、それに、印刷物をデザインするための機能がオマケで付いてる・・・くらいの感じで考えてください。多分その方が、使い分け切り分けがしやすくなると思う。
ちゃんとした年賀状を作るなら、専用のソフト買ったほうがいい。
もっとちゃんとした年賀状がほしいなら、印刷会社に頼んだ方がいい。
今日は、あくまでも、「MS-Accessというデータベース管理システムで、年賀状を作るなら」という視点で、お話していきます。
（年賀状印刷といいましても、単に「MS-Accessというソフトの使い方になれる」ことを目的とした"題材"にすぎませんので）
なんか・・・データベースの割には、いっしょに印刷物や入力画面なんかを作ることができるので、MS-Excelなんかと比較して考えちゃう人が多いみたいなんですが・・・「データ管理」っていう一面が理解できていないと、確かにすぐ比較したくなっちゃうかもしれませんね。
でも、このふたつのソフトを比較することは、オムレツとたくあんを比較しているようなもんなので、あんまり有益な比較ではないと思います。
どっちも黄色いですけど、たくあんにはタマゴは使われてないですよね。どうしたらタマゴが使えるようになりますか？
・・・こんな視点の疑問を・・・MS-ExcelとMS-Accessの両者に対して、持ってしまってはいないですか？？？
どっちがゴハンに合うか、とか、お弁当にあと一品入れるならどっちがいいか、とか・・・
そういう比較をするなら、得るものがあると思いますけれどもね・・・。
では、その辺を心の隅に留めておいていただいて、年賀状を作るデータベース作りについて、お話してまいりましょう。
テーブルを用意し、データを入力しておきます。
今回はこんな感じのをつくりました。
住所を二つに分けています。
このテーブルにデータを入力するとき、「住所入力支援」という機能を使いました。
郵便番号の間に「ハイフン」が入ってますが、これは、「住所入力支援機能」を使ったことによって自動的に「定型入力」というプロパティで書式が設定されているためです。実際には・・・ハイフンは、実データとして入力されているわけではないんです。
多分、はがきの印刷をするときは、この方がいいと思います。
はがきの郵便番号欄って、ハイフンなんか印刷しないですよね。
ハイフンが入ってると、郵便番号欄への位置合わせが、ちょっと面倒になると思うので・・・。
テーブルのデザインビューで、「郵便番号」のところのプロパティを見ると、一番下に「住所入力支援」というのがあります。
上の図は、既に設定した後なので［住所１］というフィールド名が出ていますが、最初は何も表示されてません。
右端の、ビルドボタンをクリックすることでウィザードが起動し、「どのフィールドに郵便番号を入れたらどのフィールドに住所を出すのか」などを指定することができます。
この機能、けっこう便利だと思うので、住所の入力などを浴される方は、ヘルプを見て用法などを確認しておかれるとよいと思いますよ。
また、郵便番号は、お上のお達しにより多少変わりますよね。新しい市区町村が生まれたりもしますから・・・。
そんなに頻繁ではないですが、ときどきアップデート版が出ます。
今のところ、この住所入力支援機能のアップデートは、マイクロソフトのダウンロードセンターからダウンロードして入手するようです。
（住所入力支援という機能とのつながりや関連は書いてないので、わかりにくいんですけどね・・・）
http://office.microsoft.com/japan/downloads/2002/zd200207.aspx
Officeアップデート: 郵便番号辞書 (2002年7月版)
（2008/05/05 追記）
上記のURLは2002年当時のもので、現在は以下の場所に最新の情報があります。
Office 更新プログラム: 郵便番号辞書 (2007
年 11 月版)
ただ、郵便番号辞書は不定期でアップデートされる可能性が高いので、都度、適切なページを確認してください。
マイクロソフトの「ダウンロードセンター」というコンテンツの中にあります。
どうしても見つからない場合は、または、Yahooやグーグルなどの検索サイトで、”Office
更新プログラム: 郵便番号辞書” をキーワードに検索すれば、引っかかると思います。
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