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| MS-Access2000超入門部屋--MS-Accessってどんなソフト？ | ||
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一口に言ってしまうと「データベースソフト」なんですけど・・・ちょっと違うんですね。
「データベースを管理するための仕組みを作るソフト」って考えてください。
さっきわたしが30分くらいで作ったデータベースですけど、ちょっと見てもらえます？
どんなことができそうか、皆さん個々に考えてみてくださいね。ざっくりと見ていきましょう。
まあ、まず、↓こんな感じの入力画面を作ってみました。
なんかね、注文の電話とか入ったら、ここに「どこの客から何をいくつ」って入力する画面です。まあ、こんな感じの画面なら､わりと簡単に作れますね。
日付を和暦にしたり伝票番号を自動的に採番したり、顧客番号を入力したら顧客名や住所が自動的に表示されたり、一覧から顧客名をマウスでちょこっと選択するようにしたり、一覧から商品名を選択できるようにしたり、金額の後ろに「円」って表示させたり画面の色をねずみ色じゃなくて他の色に変えたり間違った伝票を削除したり消費税額を反映させたり、まあ、大体「こういうはできないのかな」って思いつくことは工夫次第で何とかなりますので、今はあまり細かいことを考えずにとにかく、こんな感じの画面を作ることができるんだな、ってそれくらいに思ってください。
顧客番号とか商品番号っていう項目を設けてるのは、同じ名前の会社がふたつみっつ存在してる場合、コンピュータにとってちんぷんかんぷんになっちゃうからです。取引先に同じ名前の会社、あるかもしれないですよね。ないかもしれないけど。
なので、まあ、だいたい、データベースって名のつくものの中では、コード化できるものはコード化するようにしてます。そうしなくちゃならないってことじゃないんですけど、何かとコンピュータにとって都合がいいんですよ。「株式会社ア・バオア・クー」っていうひらがなカタカナ漢字の文字列より、「0102」っていう半角数字の文字列の方が、コンピュータにとっては扱いやすいんでしょう。
あらかじめ、↓こんな感じの顧客一覧表みたいなのを作っておいて、上の画面とは「顧客番号」でうまく結びつくように考えてます。
と、ついでに、↓取扱商品も、こんな感じで一覧にしときます。
まあ、同じ名前の取扱商品が複数、ってことはありえないかもしれないですけど、「商品番号」とかつけると、なんかシステムっぽいでしょ。
こういう下準備があるからこそ、上の画面で「商品番号入力したら、商品名と単価がぴょんと出てくる」って仕組みができるわけで。
最近、宅配のおすし屋さんとか出前でも、注文するとき「商品番号をおっしゃってください」とか言われません？何でもコード化ですよ。コード化。ね。番号なら、誰でも間違えずに正確な注文受けができますもんね。
え？いったい何を扱っている会社なのかって？・・・それはひみつですよ。ひみつ。
波動砲が1400円なら、自分も買いたい？？？何に使うんですかー波動砲なんて。危ないじゃないですか。
んで、どのお客からいつどういう注文があったのか、とにかく電話かかってきたりファックス入ったりしたら、その都度上の画面に入力しておくわけですね。
で、画面から入力したデータはあら不思議。下のような感じで、どんどん蓄積されていきます。
なんせ適当に作ったやつなんで、件数はあんましないですけど、はっきりいってデータはほぼ無限に入力できます。特に件数の制限はないんで、5万件とか、10万件とか、100万件とか、かなりのデータ件数が予想されるお仕事にも、十分対応できますよ。ノープロブレムです。
ぱっと見わかりにくいですけど、まあ、こういうのはおいおい学習していくとして、とにかく入力したものは削除したりパソコンがぶっこわれたりしない限りずっと残ります。
で、こうして日々の業務で蓄積されたデータを、後々活用していくってわけです。例えば、売ったら金は払ってもらわなきゃ。だから請求書を作ります。こいつは画面じゃなくて、紙に印刷して郵送するとか、ファックスするとか、そういう感じになるのかな。
ちょっと画像が大きいですけど・・・↓印刷イメージです。プレビューしたとこです。4月に注文受けたデータだけ集めて、その顧客あての請求書にしてみました。
こんな感じの印刷物なら、割と簡単にすぐできます。
これも、日付を西暦4桁にしたいとか和暦にしたいとか値引きをしたいとかB5の紙にしたいとか会社のロゴマーク入れたいとか、まあ、工夫次第でたいがいのことはできますから、とにかくこうやって印刷物なども作ったりするんだって感じでとらえてください。
印刷物は、正直言って、あまり「日本向け」にはなってないですね・・・Accessはアメリカからわたってきてるものですからね。パソコンソフトってたいがいそうですけど・・・。なので、「すでに罫線の印刷されている専用伝票に数値や文字だけ印刷する」っていうことが、結構難しいです。よく売ってますよね。そういう請求書専用伝票みたいなの。会社で決められた専用帳票使ってるって方もあると思います。こういうのがね。難しいんですよ。多分、アメリカの人はあんまりなさらないことなんだと思います。これはAccessに限ったことじゃないんで、皆さん頭の痛いところだと思いますけど・・・。
大変ですけど、根気よく位置合わせしていけばできないことはないと思いますので、そこは力技でがんばりましょう。
あ、ただ、「複写伝票」ってやつは、ジージージーっていうドットインパクトのプリンタじゃないとできないですよね。レーザープリンタじゃ複写はできないから・・・。これは物理的な問題なんで、Accessがどうこうってことじゃないですから、別途検討してくださいね。
あとはー・・・例えば売れ筋の商品がどれか調べたいな、なんてとき、たまったデータを商品別に集計して、その商品が今までにどれくらい売れたか、一覧表にしたり、なんてこともお手の物ですね。目的に合わせて、「個数の合計の多い順」に並べ替えてみたりして。おお、にせ札と対空ミサイルがかなりの売れ筋ですね。世紀末ですねぇ。
で、まあ、こんな感じで、ひとつの仕事のかたまりをひとつのデータベースとしてまとめて作り上げていくのです。
気の利いたメニューなんかが最初にぴょんと出てくるようにしたら、仕事の雰囲気も変わると思いません？
と、まあ、ごくごく簡単なもんですけど、イメージとしては、こんな感じのものを作るためのソフトって思ってください。
流れをつかんでいれば、こんな感じのデータベースならほんとに短い時間で作れます。わりとね、操作性というか、使い勝手はいいですよ。
ただ、しっかり認識していただきたいのは、上のような画面や入力の仕組みが最初からあるわけじゃありません。こういう画面や仕組みを作るソフトなんです。誰がって？皆さんに決まってるじゃないですかっ。こういうのの作り方を、これから勉強するんですよっ。
Excelなどの、いわゆる表計算ソフトって、皆さんもよくお使いになるんじゃないかと思いますけど、あれは、画面開くと、データを入力することのできるマスメが用意されてます。表計算ソフトですからね。表を作るためのソフトですから、その辺は当り前ですよね。
でも、Accessはデータベースソフトです。いや、もっと厳密に言うと、「データベース管理システム」です。
データベースを、っていうか、会社とか学校とかで扱ってるいろんなデータを入力したり出力したり集計したり検索したり削除したりする仕組みを作って動かすソフトってことです。上みたいな画面が最初から用意されてるわけじゃない。最初はなーんもありません。
ここんとこを正しく理解せず、ツールボタンやメニューバーの使い方だけ覚えて、Excelとおんなじように使おうとしている方が結構いるんですけど、多分すっごく不便で使いにくいソフトだなーって思ってらっしゃるんじゃないかと思います。Excelと同じことをするのはいいですが、同じように使おうとするのはまちがい。とかく、Accessは、Excelの上級ソフトって思われてる節があるんですけど、全然別のものですから、当面Excelとか表計算ソフトのことは忘れて操作した方がよいと思います。
コンピュータ上でのデータの扱い方は、使うソフトが変われば考え方が変わります。操作方法ではなくて、データの持ち方とか、データに対する考え方とか、もちっとロジカルな部分のお話です。ここを悩み始めたらなかなか先へは進めませんから、あまり他のソフトと比較しない方が、早く使いこなせるようになるでしょう。うまく比較しながら学習している方もたくさんいらっしゃいますが、躓いてる方の中には、Excelとか、桐とか、dBaseとかと同じように使おうとしていて壁に当たってるようです。同じことをやろうとするのはよいですが、同じように使おうとするのはまちがい。比較するならうまく比較していってくださいね。
それと、ただ漠然と使い方を覚える、っていうのは、結構難しいです。
ほんとに、本棚とか机とか、なんか組み立てて作ってるような気分になって使ってみてください。ただ「のこぎりの引き方」とか「釘の打ち方」みたいに部分的に使い方を覚えるんじゃなくて、「本棚の作り方」みたいな感じで・・・。
ほんとうは、何か目標を作った方がいいのかもしれないですが、いきなり会社の中の大事な業務をシステム化するところから入るのは、あまりにも負荷が大きいと思うんで・・・１日２日時間を取って、ほんとにわずかな時間でいいと思いますんで、まずはこの工房でご紹介している基本操作の部分をおっかけてみてください。
みなさんが作ろうとしている、あるいは会社で言われてることとはほどとおい小さなデータベースばかりですけど、小さいからこそ、全体像がつかめると思います。
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