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MS-Access2000超入門部屋--Excelとどう使い分けるか1/2
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昼間、ぜんぜん頭が回らないんですよ。暑い（今は7月、本日の最高気温34度）

わたしが小学生の頃は、夏休みのしおりに「宿題は午前中の涼しいうちにやりましょう」って書いてあったもんですが、今年は朝７時ごろから既に暑いような気がします。小学校の教育指導も大変なんじゃないでしょうかねぇ。

と、どうでもいい話はこのくらいにして・・・。

みなさんはふと、「Accessって何に使うんですか？」とか「AccessとExcelはどう違うんですか」とか、疑問に思って誰かに尋ねたりしたこと、ありますか？

うーん。カンタンなようで、難しい質問かもしれないですね。これは。
じゃあ、どういう業務がAccessに向いているのか、その辺を少し研究してみましょうか。
もちろん、わたしの主観ですけれど・・・みなさんのお仕事に少しでもお役に立てばうれしいです。

正直言って、わたしは、Accessと他のソフトを比較してものを考えるの好きじゃない。「Excelと比較してみて・・・」とか「ファイルメーカーと比べると・・・」とかいう方いらっしゃるんですが、これはあんまりいい考え方じゃないと思ってます。

特に、Accessと表計算ソフトはぜんぜん違うもんです。比較しない方がいいでしょう。

もちろん、データの持ち方とか、基本的な構造を比較するのであれば、リレーショナルデータベースっていう考え方を深めるために、表計算ソフトと比べて考えることはプラスになるかもしれません。でも、関数とか、セルの使い方とか、具体的な操作方法をアタマに思い描いて比較してしまうと、マイナスなことの方が多いです。

それに、どうしても人間、最初に習得したパソコンソフトに愛着湧きますんで、よっぽどうまく比較していかないと、新しいソフトの操作や仕組みを覚えるときの障害になりかねませんよね。
「Accessは使いにくい構造をしている」という方いらっしゃいますが、何と比較しているかによって、人それぞれ思うことが違いますよ。それを誰かがどっかの雑誌に書いてた「使いにくい」という文章だけ引用して「Accessは使いにくい」と連呼しないことです。パソコンソフトなんてどれも似たり寄ったりで、ある程度使う側が歩み寄って合わせなきゃならんもんじゃないですかねぇ。それ無視したら、なんだって使いにくいですよね。

まず、表計算ソフトってなんでしょうね。そこから考えてみましょうか。人によってはカルクとかCalcとかスプレッドシートとか呼びますが、たどってきた道筋とかメーカーとかによって呼び方が違うだけで、用途は同じと思っていただいてよいと思います。

世界中でチヤホヤされてるMS-Esxelってのがありますね。みなさんも一度は耳にされたことあるでしょう。
マスメの「セル」という言葉と、エクセレントという英単語を混ぜたネーミングでおなじみの、マイクロソフトの超売れっ子です。癪に障りますが、こればっかりはどうにもなりません。

【図１：Excelの画面】

他にも、Lotus1-2-3とか三四郎っていう表計算ソフトがありますね。あと、MS-Worksにもカルクの機能があったと思います。世界中探せば、ほんとにたくさんの表計算ソフトに出会うことができると思います。

で、ここで、各表計算ソフトの相違点を「関数」とか「ツールボタンの位置」とか「印刷設定の方法」とか「ソートの仕方」とか、いわゆる操作方法の角度から見ると、それぞれぜんぜん違うソフトということになります。それぞれ仕組みや考え方やメーカー色ってものがありますので、当然違います。

でも、ここで気にしてほしいのは、操作方法ではありません。この角度でパソコンソフトを比較するのはマイナスです。じっくり考えていただきたいのはデータの持ち方です。

表計算ソフトはどうやってデータを持ちますでしょう。表の形に持ちますよね。
どのソフトも、画面の中の構造や用意されてる機能は違っても、縦横に白いマスメが用意してあって、その中に文字とか数字とか入力して、線を引いたり文字の大きさを変えたり計算式を作ったりして自分で自由に表を作るわけです。作るための操作方法は異なっても、縦横にマスメがあって文字や数値を入力できるっていうところは、どの表計算ソフトも同じだと思います。

この考え方をひとまとめにして「表計算ソフト」と考えます。これとAccessを比較して、どう違うか、と考えるわけです。そうしないと、他のとこ比較してもあんまり意味ないでしょう。

みなさんは「表計算ソフト」と「Access」のデータの持ち方の違い、どんな風にご覧になります？いろいろ考えてみてくださいね。

さてー。このような表計算ソフトを使って、例えば「見積書」を作るとします。
このとき考えるのは「印刷イメージ」ですよね。

どのヘンに社名を入力するか。

どのヘンに日付を入力するか。

用紙の大きさに合わせて、何行くらい印刷するか。

まあ、とにかく、印刷した結果どうなればいいのか、それに基づいて適所に直接数字や文字を入力します。そのためにマスメを使うわけです。

【図２：Excelの画面】

計算式も「となりのセルとその隣のセルを掛け算した答え」とか、「上のセルを全部合計した答え」とか、とにかくセルの場所で考えていろいろと工夫して作ります。

後は、カンマで３桁ずつ区切ってみやすくするとか、セルの幅を調節するとか、線引くとかして、とにかく見積書っぽいもんを作ります。できたらこれに名前をつけて保存し、これがひとつの「見積書」ファイルになってこのまま残ります。で、画面のもっと上の方にある「印刷」のツールボタンをぴっとクリックすれば、がーっと印刷が出てくるわけです。

まあ、要するに、セルの中に思ったように数字や文字や計算式を入力する術を身につけるわけですね。こういう表計算ソフトを使いこなすということは。。。これらのソフトに用意されてる機能は、そういうためのものなわけです。

この辺の仕組みは、細かい操作方法を除けば、まあどこのメーカーのなんという表計算ソフトでも似たようなもんだと思います。要するに、フラットに見渡せるわけです。

で、このファイル、とっておけば、別の日に別のお客さんに見積出すとき、相手の社名と日付と品名や数量をいろいろ書き換えてやれば、金額や合計はすっと再計算されるし、線は引いてあるし、すぐ使えますよね。

品名から単価を自動的に引っ張ってくるような仕組みも、いろいろ関数を駆使すればできないことはありませんし、工夫次第でもっともっと印刷までの操作時間を短縮することができると思います。

上のような見積書を、Accessで作る場合、どうしたらいいんでしょう。

Accessで作る場合は、Excelの場合と、基本的に考え方が逆です。といってもさかさまに作るということではありません。Excelの場合は、上のように、最終的な仕上がり状態を入力する作業になりますよね。でもAccessの場合はそうではないと、そう考えてみてください。

見積のデータを入力します。必要であれば入力用のフォームを作ります。

テーブルにデータがたまります。

テーブルの中のデータを印刷するためのレポートを作ります。

こういう段取りになりますね。まあ、どれくらい手間をかけるかってことにもなりますけど、Excelでワークシート1枚の入力をすればよかったものを、Accessでは最低でもテーブルとレポートをいっこずつ作らないと、上のようなレイアウトの見積書を印刷することができないってことです。

さて、ここからが問題です。

↑こういうのをAccessで印刷するとなると

まず↓こんな感じのテーブルを作って

そのテーブルにこんなふうにデータを入力して、

そのテーブルを基に↓こんな感じのレポートを作って、

で、そのレポートを開くと、↓こんな感じの仕上がりになると。

もっとちゃんと線を引いたり配置を工夫したりすればいいんですけども・・・・・まあ、とりあえず、こんな感じの印刷物は出るようになります。

なんか、Excelに比べると、ずいぶんいろんなことをやらなきゃいけないみたいで、面倒くさそうですね。